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Los mejores trucos para utilizar Microsoft Word

Los mejores trucos para utilizar Microsoft Word

Hay ciertas cosas que son básicas en un día de trabajo normal. El café. Tu fiel lista de tareas. El correo electrónico. Y, si eres como la mayoría de la gente, Microsoft Word. ¿Eres nuevo en Word? Tranquilo que treaemos los mejores trucos para utilizar Microsoft Word para que empieces a usarlo como un experto.

En general, Word es muy fácil de usar: no tiene el mismo nivel de intimidación y misterio que Microsoft Excel, por ejemplo. Pero, incluso si te consideras un usuario bastante competente de Microsoft Word, probablemente todavía hay algunas cosas que puedes aprender para ser aún más eficiente y eficaz.

Los mejores trucos para utilizar Microsoft Word

Microsoft Word sigue siendo una de las aplicaciones de productividad más populares y fáciles de usar del mundo, ampliamente utilizada tanto por empresas como por particulares. Pero aunque millones de personas utilizan Word cada día, muchos no saben cómo aprovechar todo su potencial. Echa un vistazo a algunos consejos y trucos que puedes utilizar para sacar el máximo partido a Word.

Cómo eliminar una página en Word

Hay dos tipos de páginas en Word. Una es una página en blanco que se suele dejar al final o a veces, al principio del documento. Y la otra es una página con texto.

Microsoft Word incluye un párrafo al final del documento que a menudo resulta en una página en blanco al final. No puedes eliminarlo pero puedes ocultarlo fácilmente dándole un tamaño de fuente de 1pt. Haz clic en cualquier lugar de la página en blanco y pulsa Ctrl+Mayús+8 (Comando+8 en Mac) para mostrar las marcas de párrafo. Haz doble clic en la marca de párrafo para seleccionarla y escribe 01 en el cuadro Tamaño de fuente y pulsa Enter.

Eliminar una página con contenido es más fácil. Selecciona todo el texto de esa página y pulsa la tecla Borrar.

Empieza con una plantilla

Este truco es terriblemente sencillo, pero a menudo se pasa por alto. Por eso, sabíamos que no podíamos dejar de mencionar la belleza de las plantillas.

¿Siempre empiezas desde cero? ¿Siempre optas por un documento totalmente en blanco, independientemente de lo que estés creando?

Desde currículos hasta folletos, Word ofrece toneladas de plantillas útiles que pueden eliminar todos tus dolores de cabeza relacionados con el formato (y ayudarte a terminar con un documento pulido y de aspecto profesional).

¿Cómo puedes encontrarlas? Cuando abres Word, en lugar de crear un documento en blanco, puedes echar un vistazo a algunas opciones de plantillas e incluso utilizar la barra de búsqueda para buscar algo específico.

Todo lo que tienes que hacer es crear un nuevo documento de Word y configurarlo de la forma que desees para tu plantilla. Elige el tipo de fuente, tamaño, color, imágenes, fondo, etc. que desees. Una vez listo, haz clic en Archivo > Guardar como y elige la ubicación en la que quieres guardar el archivo.

guardar un archivo word como plantilla en 365

Ponle a la plantilla un nombre que tenga sentido para ti. Selecciona ‘Plantilla de Word (*.dotx)’ como tipo de archivo para guardar el archivo de Word como plantilla.

guardar archivo word en formato plantilla en word 365

Conoce tus atajos de teclado

Si eres esa persona que molesta constantemente a sus compañeros de trabajo haciendo clic frenéticamente en el ratón como un loco, es hora de que te familiarices con algunos atajos de teclado.

Hay muchísimos que pueden resultarte útiles en Word. Es imposible compartirlos todos aquí. Pero, aquí están algunos de nuestros atajos favoritos para tomar la molestia de algunos escenarios comunes:

Mayúsculas F3: ¿Has escrito algo en MAYÚSCULAS por accidente? No hace falta que lo vuelvas a escribir. Simplemente resalta el texto y pulsa este atajo. Al hacerlo, cambiarás entre todos los estilos de mayúsculas, minúsculas y títulos.

Asterisco (*) y barra espaciadora: ¿Quieres crear rápidamente una lista con viñetas sin moverte del documento? Escribe un asterisco y pulsa la barra espaciadora para iniciar la lista al instante.

CTRL A: ¿Tienes un documento largo (o corto) y necesitas seleccionarlo todo sin tener que desplazarte continuamente? Este rápido atajo de teclado seleccionará todo el texto por ti.

De nuevo, hay montones de atajos de teclado diferentes que puedes utilizar para acelerar las cosas en Microsoft Word, ¡esto apenas araña la superficie!

Como eliminar salto de página en Word

Los saltos de página no están marcados y por lo tanto son invisibles a simple vista. Para mostrar todos los saltos de página en un documento de Word, ve a la pestaña Inicio y haz clic en el botón Mostrar/Ocultar o pulsa Ctrl+* en el teclado.

Ahora haz doble clic para seleccionar el elemento Salto de Página y pulse el botón Suprimir para eliminar el salto de página seleccionado. Deberás repetir los pasos para cada salto de página.

Cómo crear una tabla de contenido

Haz clic en la página en la que desea añadir una tabla de contenido. Selecciona Tabla de Contenidos en el menú Referencias y elige un estilo de tabla en el menú desplegable.

Si realizas algún cambio en el documento de Microsoft Word 365 después de crear la tabla, haz clic con el botón derecho en la tabla y selecciona Actualizar campo. También puedes actualizarlo manualmente.

Ten frases y oraciones preparadas

Del mismo modo que puedes insertar rápidamente formatos y estilos, también puedes insertar frases u oraciones comunes con sólo pulsar un botón.

Muy práctico, ¿verdad?

En lugar de copiarlo y pegarlo de un informe anterior o volver a escribirlo cada vez, podrías tener ese texto guardado como «Texto automático«.

A continuación, hago clic en «Insertar» en la parte superior, bajo a «Texto automático» y haz clic en «Nuevo«. A partir de ahí, puedes ponerle un nombre a este textoy guardarlo.

Mejora tu copia y pega

A todos nos encanta copiar y pegar. Pero, cuando necesitas hacerlo una y otra vez, puede resultar molesto tener que volver una y otra vez al documento original y copiar fragmentos de uno en uno.

Afortunadamente, existe un truco que puede ayudarte a mejorar tu forma de copiar y pegar. Se llama Spike, y acaba con eso de copiar y pegar de uno en uno.

Puede parecer sacado de una película de acción, pero Spike es muy fácil de usar.

Selecciona el texto que quieras mover al Spike y pulsa CTRL + F3. Verás que el texto desaparece, lo que significa que se ha movido al Spike y se almacena allí.

¿Simplemente quieres copiar tu texto al Spike y que permanezca donde está en ese documento? Pulsa inmediatamente CTRL +Z. Esto restaurará el texto manteniendo una versión en el Spike.

¿Cuando estés listo para pegar toda esa información? Simplemente pulsa CTRL + MAYÚS + F3. Eso vacía el Spike y pega toda esa información necesaria donde la necesites.

Cómo recuperar documentos no guardados en Word

A veces, el sistema se bloquea o la aplicación se cierra accidentalmente. Pero hay una manera de recuperar documentos no guardados en Word 365.

En primer lugar, hay un botón en la esquina superior izquierda de la aplicación Word que activa la función de guardado automático. Asegúrate de que está activada para evitar este tipo de problemas en el futuro.

Haz clic en el menú Archivo y en la pestaña Información, haz clic en Administrar documento para seleccionar la opción Recuperar documentos no guardados.

Eso abrirá una ventana emergente del Explorador de archivos donde encontrarás todos los documentos no guardados que Windows guardó cuando la app o el sistema se bloqueó o se cerró inesperadamente.

Cómo añadir números de página en Word 365

Haz clic en el menú Insertar y selecciona Número de página para revelar un menú desplegable.

cómo añadir números de página en Word 365. Hay varias posiciones y formatos en los que puedes añadir números de página a tu documento de Word. Juega hasta encontrar el que le parezca más adecuado.

Cómo insertar casillas de verificación en Word

La adición de casillas de verificación es una buena manera de llevar a casa un punto o permitir a los lectores a llenar para proporcionar retroalimentación, por ejemplo.

Haz clic en cualquier lugar de la página en la que deseas añadir casillas de verificación. Ahora la opción de añadir casillas de verificación está disponible en el menú Desarrollador, que está oculto por defecto.

Tenemos que cusomizar el menú de cinta de Word desde Archivo > Opciones > Personalizar cinta.

En el menú Personalizar cinta, marcamos la opción Desarrollador y guardamos los cambios.

Ahora puede añadir casillas de verificación en cualquier lugar desde el menú Desarrollador recién añadido.

Colabora en archivos

Ahora tú y tus compañeros podéis editar el mismo documento de Word simultáneamente y en tiempo real. Sólo tienes que guardar el documento en tu cuenta de Microsoft OneDrive, hacer clic en Compartir y enviar el enlace al archivo a tus compañeros de trabajo. Las personas que tengan el enlace podrán acceder al documento y editarlo utilizando la aplicación de escritorio de Word o Word Online.

Mantén el control editorial

Utiliza la función Seguimiento de cambios de Word para controlar todas las ediciones realizadas en el documento. Para activar el Seguimiento de cambios, haz clic en la pestaña Revisar y, a continuación, selecciona Seguimiento de cambios. Cuando revises las ediciones de un compañero, haz clic en Aceptar o Rechazar según creas conveniente.

Crea el formato a tu documento

Si guardas tus propias preferencias de estilo, podrás aplicarlas en cualquier momento sin tener que dar formato a todo manualmente. Sólo tienes que seguir estos pasos:

  • Selecciona el texto al que quieras dar formatocomo nuevo estilo (por ejemplo, un título o una frase determinada).
  • Especifica el formato que deseas en la minibarra de herramientas que aparece. Por ejemplo, haz clic en Negrita y Azul si quieres que el texto aparezca como tal.
  • Haz clic en la flecha Más situada en la esquina inferior derecha de la galería Estilos. Selecciona Crear un estilo. Se abrirá el cuadro de diálogoCrear nuevo estilo de formato.
  • Asigna un nombre al estilo y haz clic en Aceptar. Tu nuevo estilo aparecerá en la galería de Estilos, listo para que lo utilices en cualquier momento.

Busca e inserta imágenes más rápido

Con Word, no es necesario abrir el navegador para buscar imágenes para tu documento. Sólo tienes que colocar el cursor en el área donde quieras insertar la foto, hacer clic en la pestaña Insertar y seleccionar Imágenes en línea, selecciona una imagen y, a continuación, haz clic en Insertar.

Como insertar salto de sección en Word 365

Haz clic en el menú Diseño y allí encontrarás la opción Saltos que te revelará un menú desplegable.

Leer más |Consejos básico de Microsoft Word (para mejorar escritura)|

Elige el tipo de salto de sección que deseas insertar. Prueba varios si no estás seguro. Microsoft tiene una página de ayuda que explica brevemente cada tipo de salto de sección y lo que hace.

Cómo cambiar el idioma

Haz clic en el menú Archivo y vaya a Opciones > Idioma. Haz clic en la opción ‘Instalar idioma de visualización adicional desde Office.com’.

Haz clic en el botón Instalar para abrir una pestaña del navegador en la que tendrás que descargar el paquete de idiomas del sitio de Microsoft. A continuación, haz doble clic en el archivo descargado para instalarlo. Una vez instalado, el idioma debería aparecer en la sección de idiomas para mostrar de Office.

Has añadido un idioma de visualización pero no un idioma de autor. Para ello, en la misma ventana, en la sección «Lenguas de autoría y pruebas de Office«, haz clic en Añadir una lengua y selecciona la lengua que acaba de instalar como lengua de visualización.

También puedes elegir un idioma preferido. Selecciona el idioma que desea establecer como idioma preferido y haga clic en el botón Establecer como preferido.