En la era digital de hoy, casi se requiere que trabajemos de manera más eficiente mientras utilizamos la tecnología para resolver problemas complicados. Y ningún programa de ordenador hace un mejor trabajo que Microsoft Excel. Así que es mejor aprender los mejores trucos para dominar Microsoft Excel porque, lo más probable es que en algún momento de tu vida lo utilices, si no lo haces ya.
Presentado por primera vez a mediados de la década de 1980, muchos expertos en negocios consideran que Excel es una de las mejores piezas de software jamás desarrolladas. Y con grandes porciones de la economía digital moderna que ahora dependen del programa, dominar sus complejidades es una forma segura de aumentar la productividad, mejorar la eficiencia e impresionar a los compañeros de trabajo y empleados.
Los mejores trucos para dominar Microsoft Excel
Dada su importancia en el mundo del software, existen innumerables formas de impulsar tu experiencia con Microsoft Excel, algunas de las cuales se integran directamente en la interfaz del programa y otras están disponibles como complementos.
Algunas personas disfrutan de las capacidades de Excel, ya que consideran que es una herramienta útil que les permite administrar, informar e ilustrar fácilmente tablas de datos. Otros, sin embargo, lo encuentran tedioso y no pueden discernir lo que Excel puede hacer por ellos además de mantener las cosas ordenadas en columnas y filas. Ya sea que estés analizando grandes cantidades de datos o eliminando plantillas de hojas de tiempo, la administración de Microsoft Excel puede brindarte la ventaja tecnológica que necesitas para realizar el trabajo.
¿Eres tú la persona que lo encuentra confuso? Está bien. Como nadie dijo que Excel fuera fácil, recopilamos los mejores trucos para dominar Microsoft Excel.
Copia una hoja de trabajo de un libro de trabajo a otro
¿Alguna vez ha estado en un archivo de Excel y de repente te diste cuenta de que necesitas duplicar uno o más conjuntos de datos grandes? Si tienes un montón de formateo, ingresar manualmente estos datos es una pesadilla.
Aquí es donde entra en juego la copia de una hoja de trabajo de un libro de trabajo (una colección de varias hojas) a otro.
- Ve a tu libro de trabajo «fuente» (el que tiene los datos que deseascopiar).
- Abre tu libro de trabajo «objetivo» (el que deseaspegar). Puede ser un libro de trabajo nuevo o uno existente.
- En tu libro de trabajo de origen, mirahacia la esquina inferior izquierda y busca el nombre de la hoja que deseas A menos que hayas cambiado el nombre de la hoja de cálculo, debería tener un nombre como «Hoja1».
- Hazclic derecho en la hoja que desesa copiar.
- Selecciona»Mover o copiar…» en el menú.
- En la lista, seleccione dónde deseasmover o copiar la hoja. Deberás ir al menú desplegable en la parte superior para ver otros libros de trabajo abiertos.
- Eligeel libro de trabajo para copiarlo y seleccione en qué orden de las hojas de trabajo existentes desea que esté.
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Alternativamente, puedes mover la hoja de trabajo de un libro de trabajo a otro arrastrándola con el mouse. Sin embargo, puede ser más seguro copiarlo, al menos hasta que aumentes tu nivel de comodidad con Excel.
Navega por Excel como un profesional
Si realmente quieres potenciar tu uso de Microsoft Excel, aprende los métodos abreviados de teclado. Por ejemplo, si mantienes presionada la tecla Ctrl mientras toca las flechas hacia arriba, hacia abajo, hacia la izquierda o hacia la derecha, se seleccionarán todas las celdas hasta el final de la hoja.
Convierte un rango de números en moneda, completo con un signo de dólar y dos lugares decimales, presionando Ctrl + Shift + $ al mismo tiempo. También puedes convertir un número en una fecha (día, mes y año) presionando Ctrl + Shift + #.
Uno de los mejores consejos de Excel es familiarizarse con los atajos. Aquí hay algunos atajos que quizás no conozcas. Algunos de estos son universales en los productos de Microsoft Office (por ejemplo, Word, PowerPoint, etc.), pero siguen siendo muy útiles cuando se usa Excel.
Ctrl + Z: este comando deshace la última acción que realizaste en la hoja de trabajo. Puedes usar el atajo de teclado Ctrl + Z o la flecha hacia atrás en la esquina superior izquierda de la ventana de Excel, arriba del menú de navegación.
Ctrl + Mayús + flecha arriba o abajo: Selecciona todas las celdas directamente encima (flecha arriba) o debajo (flecha abajo) de la celda seleccionada. Esto solo selecciona las celdas arriba y abajo que tienen datos, por lo que no seleccionará celdas vacías.
Shift + F11: crea una nueva hoja de trabajo en su libro de trabajo actual llamada «Macro1». Este atajo también se conoce como atajo de pestaña de inserción.
Ctrl + Inicio: Navega a la celda A1.
Ctrl + Fin: Navega a la última celda que contiene datos.
Aplica un formato similar a varias hojas al mismo tiempo
Esta tarea crítica es muy sencilla con la función de hojas de trabajo agrupadas de Excel. Haz clic en las pestañas de las hojas que desea agrupar mientras presiona Ctrl y todas se volverán blancas; mientras las hojas están agrupadas, cualquier formato ingresado en una hoja también aparece en las otras. Después de formatear hojas agrupadas, asegúrate de hacer clic en Pestañas para desagruparlas antes de ingresar o eliminar datos.
Inserte datos de Excel en Microsoft Word o PowerPoint
Si alguna vez has probado esto antes, es posible que te rías. Pero es posible transferir datos de una hoja de cálculo a un documento de texto. Solo ten cuidado de hacer clic en el portapapeles que aparece después de pegar para decidir si deseas mantener el formato original de Excel o hacer que los datos pegados coincidan con el formato de tu documento de Word o PowerPoint existente.
Selecciona columnas y filas
Si tus datos están en una tabla y necesitas hacer referencia a una columna completa en una nueva fórmula, haz clic en el nombre de la columna.
Otros atajos de selección útiles incluyen Shift + barra espaciadora, que selecciona una fila completa, y Ctrl + barra espaciadora, que selecciona una columna completa.
Inserta filas y columnas con facilidad
Es posible que necesites agregar varias filas y columnas a la vez. Por ejemplo, supongamos que deseas agregar dos filas en medio de un conjunto de datos. Necesitarás:
- Seleccionar dos filas, comenzando con la fila directamente debajo de donde desea que aparezcan las nuevas filas.
- Haz clic derecho y seleccione Insertar en el menú desplegable.
- Tus nuevas filas aparecerán encima de la primera fila que seleccionaste.
Una buena hoja de cálculo de Excel siempre está lista para crecer. La adición rápida de filas y columnas se puede realizar de varias formas: haciendo clic en Insertar > Filas o Columnas; o presionando Ctrl y + o Ctrl + Shift y +.
Convierte las columnas en filas (o viceversa)
Si tiene datos organizados en columnas que deben convertirse en filas (o al revés), no te preocupes. Copia el bloque original de celdas, luego haz clic derecho en la celda de destino y selecciona Pegado especial, luego Transponer.
Utiliza cálculos simples para ahorrar tiempo y energía
Las fórmulas de Excel pueden ser legendarias por su complejidad, pero los cálculos simples a menudo pueden brindarle el impulso más inmediato en la productividad.
- Para agregar, usala tecla +
- Para restar, utilizala tecla –
- Para multiplicar, usala tecla *
- Y para dividir, utilice la tecla /.
Utiliza Autocompletar
Esto funciona muy bien para tareas repetitivas: completar fechas, horas u otros valores que siguen una secuencia. Comienza con la primera entrada, luego mueve el cursor sobre la sección inferior derecha de la celda final, que muestra un controlador de relleno. Una vez que cambie a un signo más (+), haga clic y selecciona todas las celdas que necesita para llenar con el patrón elegido. Incluso puede subir una columna o ir hacia la izquierda y hacia la derecha en una fila.
Selecciona todas las celdas en una hoja de cálculo
¿Necesita reformatear tu fuente o hacer algún otro cambio radical en su libro de Excel? Haz clic en el cuadrado en la esquina superior izquierda para seleccionar todas las celdas del libro. Lo encontrarás donde se unen la parte superior de las filas y las columnas. Al hacer clic en este cuadro, se resaltarán todas las celdas del documento, incluso las celdas vacías.
Si prefieres los atajos de teclado, también puedes seleccionar todas las celdas si presionas las teclas Ctrl y A (Ctrl + A) al mismo tiempo. Esta también es una excelente manera de formatear celdas a la vez. ¿Tienes una fórmula incorrecta o deseas cambiar un montón de reglas de celda? Puedes ahorrar mucho tiempo haciendo todos estos cambios a la vez usando la función Seleccionar todo.
Filtrar datos
Selecciona la pestaña Datos en la parte superior de la página, luego selecciona Filtro para dar a cada columna su propio menú desplegable en el que se puede hacer clic. El menú aparecerá en cada celda de la primera fila. Selecciona uno y podrá ordenar los datos de varias maneras.
De la lista que aparece, puede elegir ciertos valores o nombres. Simplemente deseleccione Seleccionar todo, luego haz clic en los nombres que desees. Una vez que hagas clic en Aceptar, el menú desplegable desaparecerá y te mostrará solo los nombres que había seleccionado.
Copia una fórmula en filas o columnas hacia abajo
Puedes copiar cualquier fórmula en un rango de celdas con el mouse. Una vez ingresado, seleccione la celda, luego haga clic en el pequeño cuadro que aparece en la esquina inferior derecha. Arrástrelo a lo largo del rango de celdas deseado y llenará el rango usando la misma fórmula.
Transponer columnas y filas
Si necesitas mover datos preexistentes de columnas a filas, o viceversa, no te desesperes.
- Selecciona los datos que desea transponer y cópialos (Ctrl C).
- Selecciona la celda donde deseas colocar los datos, luego haga clic derecho para obtener el menú desplegable. Desde ese menú, seleccione Pegado especial….
- En el menú Pegado especial, hazga clic en la casilla de verificación Transponer en la esquina inferior derecha y luego haga clic en Aceptar.
Continúa una serie hacia abajo en una columna o en una fila
Si está ingresando una lista numerada pero no quieres numerar cada fila, hay una forma rápida de hacerlo en Excel.
- Comienza tu serie de números.
- Haz clic en el Inicio, luego Rellenar.
- Haz clic en Completar serie.
- Esto ajustará los valores en las celdas para que se conviertan en una serie numerada.
Al comenzar un nuevo negocio, probablemente pensaste en los signos de euros reales con los que trabajarías, no en los que están en tus pestañas de datos en Excel. Pero con estos consejos de Excel y un poco de perseverancia, pronto estarás llenando esas celdas en blanco con datos que te permitirán analizar rápidamente el progreso de tu negocio.
Tu viaje hacia el uso de Excel y la mejora de tu gestión comienza con esa primera columna y continuará durante años a medida que aprendas funcionalidades de Excel más avanzadas.
