Escribir un correo electrónico profesional puede hacer que te sientas como si estuvieras caminando sobre cáscaras de huevo. Especialmente si eres nuevo en el mundo laboral o tienes algunos compañeros de trabajo espinosos. Aunque ningún correo electrónico es igual, si dominas algunas aperturas y cierres básicos y profesionales y sabes qué frases debes evitar al escribir correos electrónicos, pronto verás que no tienes que editar nerviosamente cada correo que envías si cuentas con una guía de redacción de correos electrónicos.
Adquirir buenos hábitos profesionales ahora hará que todos tus días de trabajo siguientes sean mucho más fáciles. Por eso hemos creado la única guía de redacción de correos electrónicos que necesitarás.
Guía de redacción de correos electrónicos
Vamos a desglosar las frases que deberías evitar en la apertura, el cuerpo y el cierre de tus correos electrónicos, así como las frases que deberías utilizar para asegurarte de que das en el clavo cada vez.
Aperturas
La forma de empezar un correo electrónico marca el tono de toda la comunicación. Cuando escribas tu próximo correo electrónico, considera la posibilidad de omitir estas introducciones.
Perdone que te moleste
¿Los estás molestando? Probablemente no. Empieza todos tus correos electrónicos desde un lugar seguro y nunca utilices un lenguaje que pueda convencer a alguien de que debe sentirse molesto por ti. En lugar de decir «siento molestarte«, puedes decir «te agradezco que…». Puedes mostrar gratitud por su colaboración sin insinuar que has hecho algo malo.
Según mi último correo electrónico…
Si estás haciendo un seguimiento de una solicitud, esta es una de las peores formas de empezar tu correo electrónico de seguimiento. A estas alturas, todo el mundo sabe que se trata de una forma de agresión no tan pasiva, así que, en su lugar, prueba con «Todavía necesito las cifras de ventas del último trimestre. ¿Puedes ocuparte de esto para mañana al final del día?«. No hay necesidad de irse por las ramas, puedes dar vueltas a lo que necesitas sin causar potencialmente ningún drama en la oficina.
Oye, holis, etc…
Limítate a decir «hola» para no dar ninguna de esas vibraciones de «recién salido de la universidad».
Espero que te encuentres bien
Este saludo es un cliché infame que no beneficia a nadie. Parece algo que tienes que decir, no algo que quieres decir de verdad, así que normalmente es mejor ir directamente al grano. Si quieres añadir algún detalle, trata de ser un poco más específico. Por ejemplo: «Espero que tus vacaciones hayan sido realmente relajantes«.
Cuerpo
Aunque es fácil preocuparse por los detalles, como empezar el mensaje con un «hola”, lo que realmente cuenta es el contenido del mensaje. El objetivo del cuerpo de tu correo electrónico es transmitir de forma clara y concisa lo que necesitas decir a tu destinatario, ya sea una solicitud, un envío de trabajo o una pregunta. Saber qué frases evitar puede hacer que el cuerpo de tu correo electrónico sea mucho más fuerte y eficaz.
Siempre que sea posible, querrás pasar por encima de este lenguaje:
Sólo
La palabra «sólo» debilita mucho tu lenguaje. No digas «Sólo quiero comprobar el estado de tus entregas«. Eso hace que suene como si te estuvieras disculpando o como si te sintieras mal por hacer tu petición. En su lugar, puedes decir «Estoy comprobando el estado de tus entregas«. Este lenguaje deja claro que esperas una actualización del estado.
Tal vez
Utilizar el término «tal vez» en las comunicaciones por correo electrónico, como «¿podemos reunirnos el martes?» o «¿podrías entregarme tus ediciones finales al final del día?», no te hace ningún favor. No es necesario dar a alguien la oportunidad de dejar caer la pelota. Siempre te beneficiarás de pedir claramente lo que quieres. Puede que te respondan con un «tal vez«, y si lo hacen, es cosa tuya.
Discúlpate por el retraso
A no ser que realmente te retrases en algo, no es necesario que te disculpes en un correo electrónico por no haber respondido inmediatamente. Vivimos en un mundo en el que se espera que estemos siempre conectados, pero en realidad no es necesario responder al correo electrónico de alguien en una hora o incluso en el mismo día. Así que, en la mayoría de los casos, no tienes que disculparte.
Cierres
Si escribes docenas de correos electrónicos al día (cosa que hacemos muchos de nosotros), puede parecer que tus cierres de correo electrónico se están volviendo rancios. Pero, al igual que nadie se da cuenta cuando te pones tu par de vaqueros favorito tres veces en una semana, nadie se dará cuenta si cierras tu correo electrónico con la misma frase repetidamente. El punto es que elijas un saludo o dos que sean profesionales y con los que te sientas cómodo y los uses tanto como quieras. Para mantener la profesionalidad, abstente de utilizar estos finales:
Sinceramente
La palabra «sinceramente» se utiliza cuando se escribe una tarjeta de pésame a un amigo querido o una carta a la abuela, no cuando se comunica con un colega de negocios. Esta forma de expresarse es demasiado familiar: prueba a decir «saludos«, o un simple «gracias«, y luego añade tu nombre.
Otros consejos útiles para el correo electrónico que debes tener en cuenta
Ya que estamos hablando de dominar las comunicaciones por correo electrónico, vamos a repasar otros consejos rápidos y útiles que pueden hacer que tus correos electrónicos sean lo más pulidos y eficaces posible.
- Sé breve. La gente tiende a hojear los correos electrónicos en busca de detalles de alto nivel, así que, siempre que sea posible, deja de lado la palabrería y mantén tu correo electrónico lo más breve posible. Las viñetas son tus amigas.
- Entra de lleno en el tema. En la misma línea de mantener la brevedad de tu correo electrónico, entra de lleno en tu petición o informe lo antes posible. Todos estamos inundados con demasiados correos electrónicos, así que cuanto más fácil sea para la gente procesar lo que necesitas, mejor.
- Deja los signos de exclamación y los emojis. El texto escrito puede parecer duro, pero créenos, nadie pensará que eres maleducado si no utilizas signos de exclamación o emojis.
