Algo que destaca en Zoom es que además de poder utilizarlo de manera independiente tiene la posibilidad de integrarse con otras plataformas digitales de comunicación. Y este el caso de Outlook, Zoom puede integrarse con su plataforma para que puedas programar reuniones desde la bandeja de entrada y poder modificarlas sin ningún inconveniente.
Zoom tiene planes de lanzar sus propios servicios de mensajería y calendario según fuertes rumores, pero hasta que sea una realidad sigue ayudando a las distintas plataformas a mejorar su productividad en cuanto a las comunicaciones en video.
La idea de este post es que sepas cuáles son las ventajas de integrar Zoom con Outlook, las funciones que están disponibles, el precio, y además que sepas las acciones que puedes realizar al momento de reunirte con alguno de tus contactos sea desde la versión web o la app.
Contenidos
Ventajas de usar Zoom en Outlook
La principal ventaja es que tienes la posibilidad de programar reuniones con antelación, haciendo que ahorres tiempo en ese aspecto. Algo genial es que la app se sincroniza con tu calendario de Outlook para que puedas programar dicha reunión en alguno de los espacios libres de tu agenda.
Otras ventajas de esta integración son los siguientes:
- Calidad de audio y video mejorada incluso con conexiones poco estables.
- Videoconferencia entre varias personas totalmente estable.
- Protección de datos garantizada.
- Posibilidad de manejar diversas operaciones a la vez desde distintos puntos.
- Mejora de la productividad debido a la fácil integración de Zoom y Outlook.
Complemento o extensión de Zoom para outlook
El complemento que integra a Zoom con Outlook es una solución sencilla pero muy potente para que los usuarios puedan mejorar la administración de sus videoconferencias desde su bandeja de entrada. Luego que hayas agregado el complemento solamente debes hacer clic sobre él en la parte superior de la bandeja de entrada.
Una vez que hayas hecho esto puedes enviar las invitaciones a las personas que deban estar presentes en la videoconferencia. A estas personas les llegará un correo electrónico con una invitación que deben abrir para poder unirse a la conversación.
Algo que debo recalcar aquí es que si es para uso individual este complemento es completamente gratuito, en cambio si es para una cuenta comercial o empresarial con las funciones adicionales el precio es de 150 euros al año, unos 12,5 euros por mes.
Usar Zoom en Outlook desde tu ordenador
Para sacarle el jugo a las aplicaciones tienes que saber sus configuraciones y algunos trucos para que puedas aprovechar todo su potencial. Hoy vas a aprender a hacerlo con la integración de Zoom y Outlook, para esto debes seguir ciertos pasos que te comentaré a continuación.
Instalar el complemento
Lo primero es abrir la tienda de aplicaciones escribe «Zoom para Outlook» y al encontrarlo tienes que instalar el complemento. En la versión web se va a instalar para uso individual, en el caso de la app debes cumplir con algunos requisitos específicos.
- Si quieres instalarlo desde la web debes hacer clic en la tienda de aplicaciones y buscar Zoom para Outlook como te indiqué anteriormente.
- Luego debes rellenar el campo indicando tu ciudad y el número telefónico.
- Una vez que hayas completado eso debes hacer clic en Siguiente.
El siguiente paso es ir a la bandeja de entrada.- Si te fijas, ya estará agregado el botón de Zoom en la bandeja de entrada en la sección Reunirse ahora.
Si quieres hacerlo desde el programa o aplicación para ordenadores los pasos que debes seguir son los siguientes:
- Lo primero que debes tener para optar a esta opción es una cuenta Microsoft Exchange añadida a Outlook.
Seguidamente debes hacer clic en Archivo y en Gestionar complementos, en ese momento se abrirá el navegador web.- Luego de que abra la página de los complementos debes hacer clic en el símbolo (+) y luego dar clic en Añadir desde la tienda de Office.
- Encuentra allí Zoom para Outlook o Zoom for Outlook si tienes tu PC en inglés y presiona Obtener ahora.
- Luego debes completar los datos que te piden y debes hacer clic en Finalizar.
¿Cómo funciona?
Si quieres hacer una videollamada desde Zoom tienes dos opciones, la primera es programar una reunión y la segunda es siendo el anfitrión.
- Estando en Outlook ve a la parte de Calendario.
- Al entrar verás que en la parte superior está el icono de Zoom, haz clic en él.
- Debes crear la reunión con los correos de las personas que estarán en la videoconferencia, a estas les llegará un correo de invitación.
- Una vez sea la hora programada podrás hacer la videollamada para dicha reunión.
- Otra opción es pulsar en la parte derecha de la pantalla escribiendo los datos de Zoom o ingresar con una cuenta de Gmail.
- Estando allí te aparecerá en la parte superior la opción de ser el anfitrión de una reunión.
- Como opciones adicionales y opcionales está la de si deseas la comunicación con video apagado o encendido.
- Allí se va a abrir una ventana en la que debes rellenar los campos con tus datos y hacer clic en Iniciar reunión.
- Si tienes problemas con el cliente Zoom, tienes la opción de iniciar la reunión desde el navegador.
- Si la opción que eliges es la de la aplicación de Outlook los pasos son exactamente iguales que la versión web a la hora de programar reuniones.
Compartir la pantalla
Para utilizar esta función debes haber iniciado sesión antes desde el menú que se encuentra en la parte derecha de la pantalla dentro de la bandeja de entrada. Hecho esto debes seguir los siguientes pasos:
- Luego de haber ingresado tus datos debes elegir la opción Compartir pantalla en el menú superior de Zoom siendo tu el anfitrión de la videoconferencia.
- Lo siguiente que debes hacer es marcar la opción Varios participantes pueden compartir de forma simultánea.
- Habiendo hecho esto, las personas que participen en la videoconferencia pueden seleccionar y cambiar la pantalla que ven en el ordenador.
Ver reuniones anteriores
Si la videoconferencia fue grabada tienes la posibilidad de entrar a los archivos del equipo en el que fue registrada dicha reunión. Según el sistema operativo se guardará en según qué carpeta, si tienes Windows no será lo mismo que en macOS.
Para poder acceder a dichas reuniones debes seguir estos pasos:
- Estando en Zoom debes hacer clic en Reuniones.
Después ve a la sección o pestaña Grabadas y podrás elegir la grabación que quieres revisar.- En el caso de que el archivo muestra las opciones abrir, reproducir y eliminar significa que está en el equipo, en caso de que solo muestre la opción abrir quiere decir que está guardada en la nube.
Aumentar la calidad de video
Si quieres tener la mejor experiencia a la hora de tener una videoconferencia con tu equipo de trabajo, amistades o familiares, Zoom tiene opciones para mejorar u optimizar la calidad de video incluyendo filtros, efectos y fondos. Para optimizar el video debes hacer lo siguiente:
- Haz clic en Configuración estando en Zoom.
- Selecciona Video y elige HD.
- Si estás en una habitación con poca iluminación dentro de Video elige la opción Ajustar a condiciones de poca luz.
- Si quieres ajustarlo a tu gusto puedes hacerlo marcando la opción Manual.
En conclusión
Esta vinculación o integración entre ambas plataformas permite que los usuarios tengan más facilidad para programar reuniones, mejorar la experiencia en cuando a calidad de video y tener todo al alcance de la mano en un solo sitio web o aplicación.
