En la oficina, las personas deben poder comprender lo que se les comunica, para que el trabajo se realice correctamente. En su mayor parte, esto se hace bien, sin embargo, nunca es tarde para hacerlo mejor y si estás buscando aprender cómo mejorar la redacción en 3 pasos (sí, así de simple) has llegado al lugar correcto.
Cómo mejorar la redacción en 3 pasos
Si deseas saber cómo mejorar la redacción en 3 pasos para mayor accesibilidad de tus correos electrónicos, documentación y otros medios de oficina escritos, aquí analizamos algunos consejos sobre cómo hacerlo.
Lo más importante es que es increíblemente fácil de hacer y, de hecho, puedes mejorar el rendimiento de tu trabajo a lo largo del camino.
Usar lenguaje simple
Ya sea que estés enviando un correo electrónico a una gran audiencia, escribiendo un boletín informativo o creando nueva documentación para un nuevo procedimiento en el trabajo, la intención es que otros lo tomen en cuenta. En estos casos, es necesario utilizar un lenguaje sencillo.
En primer lugar, debes evitar el uso de siglas y jerga en tu texto. Es posible que algunas personas no sepan lo que quieren decir y pueden ser una barrera para los principiantes. También pueden hacer que los empleados se sientan excluidos y reducir el impacto general de tu trabajo.
Al escribir para una audiencia, un buen consejo es escribir para alguien que no tiene idea de cuál es tu trabajo.
Al ser minucioso y considerar cada paso con atención, puedes escribir una explicación más detallada y es menos probable que los empleados pidan una aclaración.
Uso de fuentes accesibles
Existe una razón por la cual la mayoría de los sitios web, aplicaciones y sitios de redes sociales usan el mismo tipo de fuente, y es porque saben que llega a un público más amplio. Sus aplicaciones de correo electrónico y mensajería digital ya tienen una fuente predeterminada que es fácil de leer, que generalmente es Arial o Calibri, y son fuentes accesibles ideales para usar en toda la documentación escrita.
El texto en minúsculas también es más agradable a la vista, así que abstente de usar todas las mayúsculas, como cuando escribes títulos o intentas enfatizar algo. En su lugar, puedes poner las palabras en negrita para llamar la atención de la persona o dividir el texto.
Además, el tamaño de fuente puede ser importante para los empleados que luchan por ver textos más pequeños. El texto de 12px o más es ideal y, a menudo, es el estándar para materiales públicos. Si es más pequeño que esto, corres el riesgo de que las personas no puedan leerlo correctamente. Por supuesto, pueden usar la función Zoom en sus ordenadores si es un archivo digital, pero si se ha impreso, esto puede presentar problemas.
Por último, la fuente y los fondos deben ser en blanco y negro, y si debes usar color, el azul es el mejor porque es el que la mayoría de las personas con daltonismo pueden distinguir. No solo eso, es un color simple que no contrasta.
División de bloques de texto
¿Ha recibido alguna vez un correo electrónico o un documento que contenga bloques de texto continuos? Si es así, sabrás que puede resultar desagradable y que también puede ser difícil de leer para muchas personas. Afortunadamente, existen algunas formas rápidas y fáciles de hacer que los fragmentos de texto detallados sean más accesibles.
Las viñetas y las listas numeradas son excelentes herramientas para enumerar ideas, beneficios, pasos y otros fragmentos de información. Asegúrate de que las viñetas sean concisas y específicas, y podrás condensar varios párrafos en una sección fácil de leer. Mantiene la atención del lector y te ahorra tiempo.
Otra forma de dividir el texto es usar imágenes. Sin embargo, debes tener cuidado con las imágenes que usas. Cualquier imagen que uses debe complementar el texto; Si tu imagen contiene información importante que no está incluida en tu escritura, podrías estar excluyendo o confundiendo a las personas.
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Todo el mundo tiene diferentes formas de trabajar y algunas personas pueden necesitar cosas adicionales que no se consideran aquí. Lo importante es obtener retroalimentación y descubrir qué funciona para las personas; cuanto más puedas mejorar la accesibilidad de Tu comunicación escrita, más beneficios verás.