Aprender cómo hacer un inventario de almacén optimizado es algo básico en la organización de cualquier negocio. Si recién estás empezando en un negocio pequeño y/o con un negocio en línea puedes aprender cómo crear un inventario con pocas herramientas, o mejor dicho, con una en particular: Microsoft Excel. Esta una gran herramienta para que los principiantes creen una plantilla de lista de inventario. Y con el formato kardex excel es posible. Además de la herramienta de Microsoft, necesitas el conocimiento de cómo usarlo pero te aseguro que es muy fácil cómo demuestran los tips a continuación. Y lo mejor es que este es un programa con el que casi estamos familiarizados.
Cómo hacer un inventario de almacén optimizado
Para aprender cómo hacer un inventario de almacén optimizado, necesitas el programa, la herramienta, cierta destreza en Excel y estos consejos a continuación…
Trata de no cometer errores
Muchos profesionales evitan usar Excel porque la gente tiende a cometer errores, realmente todos podemos equivocarnos. Sin embargo, a través de Excel es fácil verificar esos errores, nada que no se pueda solucionar con una ronda de corrección, que debería realizarse sin importar qué programa estás usando.
Además, repasar las cifras que usas en tus cálculos para asegurarte de que sean correctas puede ahorrarte errores costosos y que consumen mucho tiempo en el futuro. El hábito de realizar un seguimiento de todo en tanto en físico como en digital, te permite revisar tu inventario al final de cada día para detectar cualquier error.
No te olvides de actualizar constantemente
Debes estar seguro de que tú o todos los que se encarguen de manejar el inventario, lo actualicen constantemente ya que Excel es un programa fácil de usar pero es manual. Así que todos los cambios que surjan dentro del inventario, deben actualizarse en ese mismo instante en el documento.
Está demás recordarlo pero: Excel no es una herramienta que trabaje en tiempo real, por lo que nunca podrá ver el valor real del inventario en ese momento, al menos de que tú mismo lo acomodes.
Puedes cargarlo a la nube
Los documentos de Excel se pueden trabajar sin conexión, sin embargo, si requieres que más personas utilicen el inventario, lo puedes subir a la nube a través de OneDrive o incluso puedes enviarlo por correo. Una vez que hayas hecho el inventario la primera vez, puede ser editado desde un iPad, un portátil e incluso un móvil.
Debes consolidar los datos con calma
Tomarte el tiempo para verificar tus datos cada mes, te permite crear gráficos para conocer cómo van tus ventas. Puedes realizar esto mensual y/o trimestralmente, prestando especial atención a los días donde hay más o menos ventas. Sabemos que es algo que lleva tiempo pero al igual que el resto de las funciones que ofrece el programa, también es muy fácil de hacer.
Por qué utilizar Excel para crear tu inventario
- Opciones gratuitas disponibles (OneDrive, Google Sheets)
- Ampliamente utilizado: incluso los estudiantes aprenden los conceptos básicos del uso de hojas de cálculo.
- Fácil de usar, intuitivo, no requiere capacitación intensiva.
- Las fórmulas o plantillas se proporcionan y están listas para usar, y los usuarios solo necesitan completar los espacios en blanco.
- Es una manera conveniente de organizar los datos.
- Se puede integrar con otro software.
- Mediante la entrada de datos y fórmulas, la hoja de cálculo hace los cálculos por ti.
- Acceso de varios usuarios para la colaboración: esta función se ofrece en Hojas de cálculo de Google, lo que permite que varios usuarios trabajen al mismo tiempo y vean los cambios en vivo.
Así que ya sabes en que confiar al momento de realizar el inventario. Recuerda, no siempre tienes que recurrir a las herramientas más costosas para obtener los mejores resultados. Con una herramienta gratis pero llena de funciones puedes conseguir el objetivo que deseas.
